工具教學 / Gemini

Gemini 實際應用：Google Workspace 整合與日常使用場景

整理 Gemini 在 Gmail、Google Docs、Sheets、Slides 的實際操作方法，以及 Deep Research 和 NotebookLM 的具體使用場景，附逐步操作說明。

資料來源： Gemini 官方文件

Gemini 的最大優勢是與 Google 服務的原生整合。本文聚焦在真實工作場景，給你可以今天就開始用的操作方法。

Gmail 應用場景

長信件摘要

每天收到幾十封郵件是現代工作者的日常困擾。Gemini 在 Gmail 的使用方法：

  1. 打開一封長郵件（或郵件串）
  2. 郵件右上角點「Gemini 摘要（Summarize this email）」圖示
  3. 側欄立刻顯示 3-5 點摘要，包含主要訴求和需要你回覆的問題

適合場景：

  • 超長的業務合約確認信
  • 多人來回的郵件串（搞不清楚最新狀態）
  • 外語郵件（摘要可以指定用中文輸出）

起草回覆

  1. 打開郵件，點右側 Gemini 側欄
  2. 點「草稿回覆（Draft a reply）」
  3. 輸入你的回覆重點：「拒絕對方的報價，說明預算有限，保持開放態度歡迎對方調整方案」
  4. Gemini 產出完整郵件草稿，你可以直接貼到回覆框或繼續修改

省時計算：一封需要思考措辭的英文回覆，人工可能需要 15-20 分鐘，Gemini 草稿 + 修改大約 3-5 分鐘。

多語言翻譯與本地化

收到日文、韓文或德文郵件：

  • 問 Gemini「把這封郵件翻譯成繁體中文，保留原始格式」
  • 回覆時請 Gemini「把我的中文回覆翻譯成正式日文，符合商業書信禮節」

Google Docs 應用場景

文件起草

在新的 Google Doc 輸入「/」可以叫出 Gemini 協助：

  1. 輸入 / → 選「使用 Gemini 協助寫作（Help me write）」
  2. 描述你要的內容：「寫一份員工出差費用報銷政策，涵蓋交通、住宿、餐飲三個類別，適合 50 人以下的台灣新創公司」
  3. Gemini 產出草稿，直接插入文件，你再修改細節

改寫與優化

選取一段文字，右鍵或工具列點「Gemini 協助修改」：

  • 調整語氣：「改成更正式的書面語」「改成輕鬆對話語氣」
  • 調整長度：「縮短為 100 字」「展開，加更多細節和例子」
  • 改變視角：「把第一人稱改成第三人稱」「重寫成適合非技術背景讀者」

文件問答

把一份長文件（例如合約、報告）上傳到 Docs，在 Gemini 側欄可以直接問問題：

  • 「這份文件裡有沒有關於保密義務（NDA）的條款？」
  • 「付款條件是什麼？分幾期付？」
  • 「列出所有甲方需要在 30 天內完成的事項」

Google Sheets 應用場景

公式生成（不需要學 Excel 函式）

在 Sheets 點右側 Gemini 圖示，描述你要的計算：

我的資料：
- A 欄：日期（格式：2026/01/01）
- B 欄：業務員姓名
- C 欄：銷售金額

我要在 E2 儲存格計算：
2026 年 Q1，業務員「林小明」的總銷售金額

Gemini 回傳公式（例如 =SUMPRODUCT((B2:B1000="林小明")*(YEAR(A2:A1000)=2026)*(MONTH(A2:A1000)<=3)*C2:C1000)），並解釋每個部分的意義。

資料清理

A 欄有一堆電話號碼，格式很混亂：
有 0912-345-678、0912345678、+886912345678 等格式

請給我一個公式，把 A 欄所有電話號碼
統一轉成 0912345678 格式（10 位數字，無符號）

樞紐分析說明

不懂怎麼建立樞紐分析表（Pivot Table）？直接描述你要的結果：

  • Gemini 可以給出逐步操作說明
  • 或者直接幫你生成 Google Apps Script 程式碼自動建立

Deep Research 實戰場景

市場研究報告

場景：你是行銷主管，需要快速了解台灣電商市場，為下季策略會議準備背景資料。

操作：

  1. 前往 gemini.google.com，選 Gemini Advanced
  2. 點「Deep Research」
  3. 輸入：「研究台灣 B2C 電商市場 2025-2026 現況，重點包含：主要平台市佔（蝦皮、momo、PChome）、消費者購物行為趨勢、直播電商發展、以及主要挑戰。偏好引用台灣本地數據和調查報告。」
  4. 等待 3-5 分鐘，Gemini 自動搜尋 15-25 個來源，產出完整報告
  5. 報告可以直接匯出到 Google Docs 繼續編輯

競爭對手研究

深度研究競爭對手 [公司名稱]：
1. 公司背景和近期重大動態
2. 主要產品線和定價策略
3. 已知的客戶群和市場定位
4. 近 6 個月的媒體報導（正負面評價）
5. 與我們公司相比的差異化優劣勢

請標注每個資訊的來源和時效性。

NotebookLM 整合場景

NotebookLM 適合「把你自己的資料變成可查詢的知識庫」的場景：

學習和備考

  1. 上傳教科書 PDF、課堂筆記、YouTube 教學影片連結
  2. 直接問：「解釋第三章的核心概念」「給我 10 道練習題」「這個概念和第五章的哪個內容有關聯？」
  3. NotebookLM 只基於你上傳的資料回答，不會混入網路上的其他資訊

研究文獻管理

上傳 10-20 篇 PDF 學術論文，然後問：

  • 「這些論文中，對於 [研究問題] 有什麼共識和爭議？」
  • 「哪幾篇論文的方法論最相似？」
  • 「幫我整理這些論文引用最多次的理論框架」

公司內部文件查詢

上傳公司的 SOP 手冊、產品說明書、FAQ 文件：

  • 新員工可以直接問「退換貨流程是什麼」而不需要翻整本手冊
  • 業務人員可以快速查詢產品規格回答客戶問題

常見問題

Q：Gemini 在 Google Docs 的功能需要額外付費嗎？ A：個人 Gmail 帳戶需要訂閱 Google One AI Premium（US$19.99/月）才能在 Docs、Gmail 等服務使用完整的 Gemini 整合功能。部分基礎功能（如摘要）在免費帳戶有提供，但功能較少。Google Workspace Business 和 Enterprise 方案有另外的 Gemini for Workspace 附加方案。

Q：Deep Research 的報告準確嗎？可以直接交出去嗎？ A：Deep Research 的報告品質通常很好，但仍可能有錯誤或遺漏。建議把報告當作「研究助理的初稿」，你需要：(1) 抽查 2-3 個重要數據的原始來源；(2) 確認引用的統計是否為最新版本；(3) 加入你的主觀判斷和業界洞察。直接交出去而不審閱有一定風險。

Q：Gemini 和 NotebookLM 是同一個東西嗎？ A：不是，但兩者都是 Google 的 AI 產品，越來越深度整合。Gemini 是通用 AI 助手，可以搜尋網路、生成各種內容。NotebookLM 專注於「基於你上傳的特定文件回答問題」，不搜尋網路，更適合需要「只在我的資料範圍內回答」的場景。